✓Zentral mit Google und OpenAI verbundenDie App greift über geschützte Serververbindungen auf die freigegebenen Google-Postfächer, die gemeinsame Pilot-Tabelle und OpenAI zu. Zugangsdaten und API-Schlüssel werden in der Bedienoberfläche weder angezeigt noch abgefragt.
Vroni – Agentenprofil
Vroni ist die sichtbare Vertriebsagentin des gemeinsamen Workflows. Drei leicht verständliche Regler bestimmen, ob neue Entwürfe eher direkt oder diplomatisch, kurz oder ausführlich sowie formell oder persönlich formuliert werden. Die zusätzliche Option legt fest, ob Vroni bei eindeutigen Anliegen aktiv einen unverbindlichen nächsten Schritt vorschlägt.
So arbeitet Vroni im Prüflauf
- Vroni erkennt, ob eine externe Kundenanfrage vorliegt.
- Sie ordnet Marke und Leistung zu.
- Sie leitet aus Signatur, Jobtitel, Firmendomäne und Wortwahl eine wahrscheinliche Rolle sowie einen Anwendungsfall ab und ordnet nur bei ausreichender Sicherheit ein freigegebenes Bundle zu.
- Innerhalb des Routings bestimmt sie anschließend die Antwortart: Rückfrage, Terminvorschlag, Angebotsvorbereitung oder allgemeine Antwort.
- Der Entwurf wird im eingestellten Kommunikationsstil formuliert.
- Evidenz und Qualitätsprüfung kontrollieren Fakten, Zusagen, Ton und passende Antwortart.
Trennung der Aufgaben: Die Regler verändern Formulierung und Ton, aber nicht die fachlichen Sicherheitsregeln oder die Kriterien für eine Antwortart.
Wofür stehen die vier Farben?
- Rot – Ergebnisorientiert & durchsetzungsstark: zielgerichtet, entscheidungsfreudig und direkt. Ein hoher Wert treibt Ergebnisse voran, kann aber fordernd oder ungeduldig wirken.
- Gelb – Begeisternd & kontaktfreudig: kommunikativ, optimistisch und ideenreich. Ein hoher Wert vermittelt Energie, kann aber Details und Nachverfolgung schwächen.
- Grün – Unterstützend & harmonieorientiert: zuverlässig, einfühlsam und teamorientiert. Ein hoher Wert schafft Vertrauen, kann aber notwendige Klarheit oder Veränderung verzögern.
- Blau – Analytisch & qualitätsbewusst: präzise, strukturiert und faktenbasiert. Ein hoher Wert verbessert Prüfung und Qualität, kann aber distanziert oder zu detailorientiert wirken.
Die farbigen Regler sind direkt sichtbar und verfeinern den Kommunikationsstil. Alle vier Werte müssen zusammen genau 100 % ergeben. Separate Listen mit zahlreichen Charakter- und Tonalitätsbegriffen wurden entfernt, weil sie sich überschnitten und widersprüchliche Kombinationen ermöglichen konnten.
Mit „Profil speichern“ wird die Einstellung zentral in beiden getrennten Agenteninstanzen gespeichert. Neue Antwortentwürfe, Qualitätsprüfungen und gegebenenfalls notwendige Überarbeitungen verwenden dieses Profil. Bereits vorhandene Gmail-Entwürfe werden nicht nachträglich verändert.
Die rechte Vorschau beschreibt die Wirkung der aktuellen Auswahl. „Standard wiederherstellen“ lädt Direktheit 70 %, Kürze 75 %, Formalität 65 %, einen aktiven nächsten Schritt sowie Rot 40 %, Gelb 30 %, Grün 5 % und Blau 25 %. Gespeichert wird der Standard erst mit „Profil speichern“.
Wichtig: Das Vier-Farben-Modell beschreibt bevorzugte Verhaltens- und Kommunikationsmuster – keine festen Schubladen oder psychologische Diagnose. Prozentwerte sind Stilgewichtungen, keine mathematisch exakte Garantie für jede E-Mail. Das Profil kann keine fachlichen Freigaben, Preise, Wissensquellen, Prüfgrenzen oder Sicherheitsregeln verändern. Vroni erstellt ausschließlich Entwürfe und kann keine E-Mail versenden.
Wie bestimmt Vroni die Antwortart?
Nach der fachlichen Zuordnung entscheidet Vroni, welche Art von Antwort zur Anfrage passt.Die Entscheidung wird im Prüfprotokoll mit Sicherheit und Begründung festgehalten und erscheint zusätzlich in der Kundenliste und Detailansicht.
- Rückfrage: Wesentliche Angaben fehlen, das Anliegen ist mehrdeutig oder die Sicherheit liegt unter 65 Prozent. In diesem Fall sind kein Angebot und kein erfundener Termin zulässig.
- Terminvorschlag: Der Absender bittet ausdrücklich um ein Gespräch, einen Termin oder eine zeitliche Abstimmung. Solange kein Kalender angebunden ist, werden keine freien Termine erfunden; der Entwurf fragt nach passenden Zeitfenstern.
- Angebotsvorbereitung: Der Absender fragt ausdrücklich nach Angebot, Preis oder Kosten. Der Entwurf fasst den bekannten Bedarf zusammen und klärt fehlende Angaben. Preise werden nur aus einer ausdrücklich freigegebenen Grundlage verwendet.
- Allgemeine Antwort: Eine klare Informations-, Bestätigungs- oder Folgeanfrage, für die weder Angebot noch Terminabstimmung erforderlich sind.
Bezug zum Agentenprofil: Erst wird die fachlich passende Antwortart bestimmt; danach formuliert Vroni den Entwurf mit den eingestellten Werten für Direktheit, Kürze, Formalität und dem 4-Farben-Profil. Das Profil darf eine Sicherheitsentscheidung niemals überschreiben.
Sicherheitsregel: Ist die Antwortart nicht mit mindestens 65 Prozent bestimmbar, wird automatisch „Rückfrage“ gewählt und der Fall zur manuellen Prüfung gestellt. Jede Antwort bleibt ein Gmail-Entwurf.
Wie erkennt Vroni Rollen und Bundles?
Vroni wertet Signatur, Jobtitel, Firmendomäne und Wortwahl als Indizien aus – niemals als sichere Tatsachen ohne ausreichende Belege.Rolle, Anwendungsfall, Bundle und jeweilige Sicherheit werden im Prüfprotokoll dokumentiert und in Kundenliste sowie Detailansicht angezeigt.
Aktuell freigegebene Bundle-Kategorien
- BuiltSmart AI – Standard-App (Demo): für erkennbare Anfragen zu App, Tool, KI-Anwendung, Testzugang oder Live-Demo.
- BuiltSmart AI – individuelle Anpassung / individuelle Apps & Agenten: für kundenspezifische Apps, Agenten, Anpassungen oder Integrationen.
- Metzger Real Estate Advisory – Baurevision: für eindeutige Baurevisions- oder HOAI-Revisionsanfragen.
- Metzger Real Estate Advisory – Controlling & Troubleshooting: für eindeutige Anfragen zu Controlling, Troubleshooting oder Problemlösung.
BuiltSmart Hub: Für Content-, Interview-, Podcast- oder Publikationsanfragen ist derzeit kein Preis-Bundle erforderlich. Die Anzeige lautet deshalb „Kein Bundle erforderlich“.
Sicherheitsgrenzen
- Ein Bundle wird nur ab 75 Prozent Bundle-Sicherheit und mindestens 60 Prozent Rollensicherheit vorgeschlagen.
- Unterhalb dieser Grenzen erscheint „Keine sichere Zuordnung“.
- Vroni erstellt dann eine gezielte Rückfrage zur Rolle beziehungsweise zum konkreten Anwendungsfall.
- Der Fall wird zusätzlich zur manuellen Prüfung gestellt.
Live-Datenbasis: Kategorien, Preisfreigabe, Preistext, Draft-Aktion und Hinweis werden bei jedem neuen Prüflauf direkt und schreibgeschützt aus dem Tab „Vertriebslogik“ des Google Sheets „BuiltSmart-AI_Pricing-Workbook_v2“ geladen. Änderungen am Workbook gelten damit für den nächsten Lauf. Nur eine Zeile mit „Automatischer Preis erlaubt? = Ja“ darf eine Preisangabe liefern; bei Zugriffs- oder Strukturfehlern entsteht stattdessen eine Rückfrage und manuelle Prüfung.
Wie werden Angebotsanfragen bearbeitet?
Der Agent bereitet die weitere Abstimmung vor – er erstellt kein verbindliches Angebot.Eine Angebotsanfrage wird als Kundenanfrage geprüft, fachlich zugeordnet und als kontrollierbarer Gmail-Entwurf vorbereitet. Preise, Termine und Leistungszusagen dürfen nur verwendet werden, wenn sie ausdrücklich in der freigegebenen Wissensbasis hinterlegt sind.
- Eingang und Dublettenprüfung: Berücksichtigt werden nur neue Nachrichten im Posteingang. Spam, Papierkorb und bereits anhand der Gmail-Nachrichten-ID verarbeitete E-Mails werden ausgeschlossen.
- Relevanzprüfung: Newsletter, Werbung, automatische Meldungen und technische Reports gelten als „Keine Kundenanfrage“. Nicht eindeutige Fälle werden niemals verworfen, sondern zur manuellen Prüfung gestellt.
- Fachliche Zuordnung: Der Agent ordnet die Anfrage Metzger-REA, BuiltSmart Hub, BuiltSmart AI oder „Unklar“ zu und ermittelt Leistung, Kurzbeschreibung, Dringlichkeit und Anfragesicherheit.
- Bedarf klären: Fehlende Angaben werden durch Rückfragen geklärt – etwa Leistungsumfang, Projektart, gewünschter Termin, benötigte Unterlagen, Nutzerzahl oder Systemumgebung.
- Antwortentwurf: Sprache und Du-/Sie-Ansprache werden übernommen. Zulässig sind die Bestätigung des Interesses, sachliche Rückfragen sowie ein unverbindlicher nächster Schritt oder ein Erstgespräch.
- Evidenz und Qualität: Leistungen, Preise, Termine, Referenzen sowie Rechts-, Haftungs- und Technikaussagen werden gegen die Wissensbasis geprüft. Zusätzlich werden Ton, Anrede, Länge, Markenbezug und mögliche Zusagen kontrolliert.
- Überarbeitung: Ist ein Entwurf auffällig, wird er genau einmal überarbeitet und erneut geprüft.
Wann ist eine manuelle Prüfung zwingend?
- Die Relevanz der Nachricht ist nicht eindeutig.
- Die fachliche Zuordnung liegt unter 65 % Anfragesicherheit.
- Eine Aussage ist durch die Wissensbasis nicht belegt.
- Evidenz- oder Qualitätsprüfung bleibt auffällig.
- Nach der einmaligen Überarbeitung besteht weiterhin Unsicherheit.
Verbindliche Grenzen
- Metzger-REA: keine verbindlichen Aussagen zu Recht, Haftung, Schadensursachen, Kosten, Terminen oder technischen Freigaben.
- BuiltSmart Hub: keine garantierten Reichweiten, Veröffentlichungstermine oder Honorare ohne freigegebene Grundlage.
- BuiltSmart AI: keine erfundenen Preise, Liefertermine, Integrationen oder Datenschutzgarantien.
- Unklar: ausschließlich eine kurze Rückfrage – kein Angebot und keine fachliche Festlegung.
Wichtig: Solange Preis-, Termin- oder Leistungsgrundlagen nicht schriftlich freigegeben sind, verweist der Entwurf auf eine individuelle Abstimmung. Er wird nur als Gmail-Entwurf gespeichert; der Agent kann keine E-Mail versenden.
Überblick
„SMART Agent | Vertrieb – Kundenanfragen“ ist ein Vertriebs-Multiagent für die Postfächer metzger@metzger-rea.de und info@built-smart-hub.com. Er liest neue E-Mails, trennt Rauschen von möglichen Kundenanfragen, ordnet echte Anfragen einer Marke zu, erstellt kontrollierbare Antwortentwürfe und dokumentiert jede Entscheidung.
Die App fasst Kennzahlen, Kundenanfragen, Durchläufe und Prüfprotokolle beider Postfächer zusammen. Über die Postfachfilter können die Ergebnisse auch getrennt für Metzger-REA und BuiltSmart Hub angezeigt werden.
Sicherheitsgrenze: Der Agent besitzt keine Sendefunktion. Er kann E-Mail-Entwürfe vorbereiten, aber niemals selbst eine E-Mail versenden. Der Versand erfolgt ausschließlich nach Ihrer persönlichen Prüfung in Gmail.
Verbindungen & Zugang
Zugangscode der App
Der Zugangscode schützt die Web-App. Wenn „Zugangscode auf diesem Gerät speichern“ aktiviert ist, wird er lokal in diesem Browser hinterlegt. Er ist kein Google-Passwort und kein OpenAI-API-Schlüssel.
Verbindung zu Google
Jedes Google-Postfach besitzt eine getrennt autorisierte Google-Apps-Script-Instanz. Die jeweilige Instanz greift nur mit den von Ihnen bestätigten Google-Berechtigungen auf Gmail zu. Sie sucht neue Nachrichten, liest die für die Prüfung erforderlichen Inhalte und kann – abhängig vom eingestellten Modus – einen Gmail-Entwurf im vorhandenen E-Mail-Verlauf anlegen.
Beide Instanzen verwenden die gemeinsame Google-Tabelle „Vertriebs-Multiagent – Pilotsteuerung“. Dort werden Leads, Agentenentscheidungen und Durchläufe in den Bereichen „Leads“, „Audit“ und „Laeufe“ dokumentiert. Die gelbe Schaltfläche öffnet die Gmail-Entwürfe von Metzger-REA, die magentafarbene Schaltfläche die Entwürfe von BuiltSmart Hub.
Verbindung zu OpenAI
Die KI-Prüfung ist serverseitig mit OpenAI verknüpft. OpenAI unterstützt den Agenten bei Rauschfilter, Zuordnung, Zusammenfassung, Entwurf und Qualitätsprüfung. Dabei wird nur der für den jeweiligen Prüfschritt erforderliche, aufbereitete E-Mail-Inhalt an die konfigurierte Modell-API übergeben. Die Verbindung wird zentral in der Google-Apps-Script-Instanz verwaltet; in dieser App müssen und dürfen keine OpenAI-Zugangsdaten eingegeben werden.
Technischer Verbindungsweg
- Die Bedienoberfläche ruft die geschützte App-Schnittstelle auf Vercel auf.
- Vercel leitet den Auftrag an die passende Google-Apps-Script-Instanz weiter.
- Apps Script arbeitet mit dem autorisierten Gmail-Postfach und der gemeinsamen Google-Tabelle.
- Für die inhaltlichen KI-Prüfschritte ruft Apps Script die zentral eingerichtete OpenAI-Schnittstelle auf.
- Ergebnisse werden an die App zurückgegeben; Geheimnisse und Zugangsdaten werden nicht angezeigt.
Schnellstart
- Zugangscode eingeben und auf Wunsch in diesem Browser speichern.
- In der Übersicht kontrollieren, ob beide Google-Postfächer als verbunden angezeigt werden.
- Vor „Neuen Prüflauf starten“ auswählen: beide Postfächer, nur Metzger-REA oder nur BuiltSmart Hub.
- „▶ Neuen Prüflauf starten“ wählen und den Start im Sicherheitsfenster bestätigen.
- Den Fortschritt der sieben Prüfstationen verfolgen und anschließend die Ergebnisse ansehen.
- In der Sidebar „Manuell prüfen“ wählen. Dort erscheinen ausschließlich die noch offenen Prüffälle.
- Original-E-Mail, Entwurf und Begründung öffnen, alle vier Prüfpunkte bestätigen und den Fall als geprüft markieren.
- Nur einen fachlich und sprachlich geprüften Gmail-Entwurf eigenständig versenden.
Wo sehe ich was?
- Sidebar: Enthält Navigation, Gmail-Verknüpfungen, Hilfe und den kompakten Systemstatus.
- Alle Anfragen: Zeigt jede dokumentierte Kundenanfrage. Die Zahl daneben ist die Anzahl unterschiedlicher E-Mails – unabhängig davon, ob bereits ein Entwurf besteht oder noch eine manuelle Prüfung nötig ist.
- Manuell prüfen: Zeigt nur offene Fälle, bei denen Zuordnung, Aussage oder Entwurf menschlich kontrolliert werden muss. Nach „Als geprüft markieren“ sinkt dieser Zähler.
- Postfachauswahl: Legt fest, ob der neue Prüflauf beide Postfächer, nur Metzger-REA oder nur BuiltSmart Hub untersucht.
- Postfachfilter: Filtert Kennzahlen und Listen für alle Postfächer, Metzger-REA oder BuiltSmart Hub.
- Anzeige aktualisiert: Zeitpunkt, an dem die App die dargestellten Daten zuletzt neu geladen hat. Dadurch wird kein Prüflauf gestartet.
- Letzter Durchlauf: Abschlusszeit des letzten tatsächlichen Agentenlaufs. Sie ist deshalb nicht zwingend mit „Anzeige aktualisiert“ identisch.
- Durchläufe: Angezeigt werden die zehn neuesten Prüfläufe beider Postfächer – links die gelben Läufe von Metzger-REA, rechts die magentafarbenen Läufe von BuiltSmart Hub. Die Spalten enthalten damit zusammen höchstens zehn Einträge. Ältere Läufe bleiben vollständig im Prüfprotokoll und in der Google-Tabelle „Pilotsteuerung“ erhalten.
- Prüfprotokoll: Zeigt jede Agentenstation mit Ergebnis und Begründung.
- Systemstatus je Postfach: „Google-Zugriff“ bestätigt die Postfachverbindung, „KI-Prüfung“ die zentrale Modellanbindung und „Automatischer Lauf“ den gemeldeten Zeitplan.
- Entwürfe öffnen ↗: Die gelbe beziehungsweise magentafarbene Schaltfläche öffnet den Gmail-Entwurfsordner des jeweiligen Kontos.
- Anzeige aktualisieren: Lädt ausschließlich die dargestellten Daten neu; es wird kein Prüflauf gestartet.
- ▶ Neuen Prüflauf starten: Prüft die in der Postfachauswahl festgelegten Konten auf neue Nachrichten.
- Hinweise: Aktiviert nach Ihrer Browserfreigabe Benachrichtigungen für neue Entwürfe oder manuelle Prüfungen.
Was bedeutet eine Lauf-ID wie „WEB-MT9OSTLE-KF6D31JR“?
Das ist ausschließlich die eindeutige technische Kennung eines Prüflaufs. WEB bedeutet, dass der Lauf über die Web-App gestartet wurde. Die nachfolgenden Zeichenblöcke werden aus dem Startzeitpunkt und einem Zufallsanteil erzeugt, damit zwei Läufe niemals verwechselt werden. Neuere Kennungen können zusätzlich mit -metzger oder -builtsmart-hub enden und damit das ausgeführte Postfach kennzeichnen.
Die Lauf-ID verbindet die Zusammenfassung unter „Durchläufe“ mit den zugehörigen Einträgen im „Prüfprotokoll“ und in der Google-Tabelle. Sie ist kein Zugangscode, keine Kundennummer und keine Fehlermeldung. Dass die App nur die zehn neuesten Durchläufe darstellt, verändert oder löscht keine älteren Datensätze.
Wer übernimmt welche Aufgabe?
KI entscheidet – die Steuerlogik kontrolliert und dokumentiert.OpenAI bewertet Texte und erstellt Vorschläge. Google Apps Script steuert den Ablauf, verhindert Doppelverarbeitung, legt gegebenenfalls einen Gmail-Entwurf an und schreibt die Ergebnisse in die Pilot-Tabelle. Die abschließende Versandentscheidung bleibt immer bei Ihnen.
OpenAI-AgentenInhaltliche Entscheidungen
Rauschen erkennen, Marke und Leistung zuordnen, Antwort formulieren, Aussagen prüfen und Qualität bewerten.
Google Apps ScriptSichere Ablaufsteuerung
Nachrichten abrufen, Nachrichten-ID vergleichen, Agenten nacheinander aufrufen, höchstens eine Überarbeitung zulassen und den Status fortschreiben.
GmailQuelle und Entwurfsordner
Neue E-Mails liefern und – nur im Entwurfsmodus – einen Antwortentwurf im bestehenden Thread speichern. Es existiert keine Sendefunktion.
Google-TabelleNachvollziehbare Dokumentation
Leads, einzelne Agentenentscheidungen und vollständige Prüfläufe dauerhaft und anhand von Nachrichten- und Lauf-ID dokumentieren.
Menschliche KontrolleFreigabe und Versand
Manuelle Fälle prüfen, Entwurf in Gmail korrigieren oder löschen, den Fall in der App als geprüft dokumentieren und ausschließlich nach eigener Entscheidung versenden.
Wichtig: OpenAI erhält keinen selbstständigen Gmail-Zugriff. Die autorisierte Apps-Script-Instanz übermittelt nur den für den jeweiligen KI-Prüfschritt vorbereiteten E-Mail-Inhalt.
Wo und wie wird geprüft?
Alle sieben Stationen laufen serverseitig in der zum Postfach gehörenden Google-Apps-Script-Instanz.Die Web-App zeigt den Fortschritt und die gespeicherten Ergebnisse. Die eigentliche Prüfung findet nicht im Browser statt. Nur die inhaltlich urteilsbasierten Schritte werden von OpenAI unterstützt; Gmail-Zugriff, Deduplizierung, Entwurfsspeicherung und Tabellenpflege erfolgen regelbasiert.
1 · EingangE-Mail vorbereiten
Wie: Absender, Reply-To, Datum, Betreff, Sprache, Du-/Sie-Ansprache und Anhänge werden erfasst. Signaturen und alte Zitate werden abgetrennt.
Sichtbar in: Prüfprotokoll als „Eingang · NORMALISIERT“.
2 · RauschfilterRelevanz entscheiden
Wie: Eindeutige technische Muster werden zuerst regelbasiert erkannt. Alle übrigen Fälle bewertet der Rauschfilter als Kundenanfrage, Rauschen oder manuelle Prüfung. Unsicherheit darf nicht als Rauschen verworfen werden.
Sichtbar in: Prüfprotokoll als „Rauschfilter“ mit Entscheidung und Begründung.
3 · RoutingMarke, Rolle, Bundle und Antwortart bestimmen
Wie: Originalanfrage und freigegebene Leistungsprofile werden verglichen. Mehrdeutige Anliegen werden „Unklar“ zugeordnet; beim BuiltSmart-Hub-Postfach ist die Marke fest vorgegeben. Danach wertet Vroni Signatur, Jobtitel, Firmendomäne und Wortwahl als Indizien für Rolle und Anwendungsfall aus und ordnet nur ein freigegebenes Bundle zu. Ein Bundle wird erst ab 75 Prozent Bundle-Sicherheit und 60 Prozent Rollensicherheit vorgeschlagen. Anschließend bestimmt Vroni die Antwortart; bei Unsicherheit wird verbindlich eine Rückfrage gewählt.
Sichtbar in: Kundenanfragen unter Marke, Antwortart, Rolle/Bundle und Anfragesicherheit sowie im Prüfprotokoll als „Routing“, „Rolle & Bundle“ und „Antwortart“.
4 · EntwurfAntwort vorbereiten
Wie: Sprache und Anrede der Originalmail werden übernommen. Der Entwurf darf nur Aussagen aus dem freigegebenen Wissensprofil enthalten; bei „Unklar“ ist ausschließlich eine kurze Rückfrage erlaubt.
Sichtbar in: Detailansicht und – im Entwurfsmodus – im Gmail-Entwurfsordner.
5 · EvidenzAussagen gegen die Wissensbasis prüfen
Wo: In einem eigenen OpenAI-Prüfschritt innerhalb der Google-Apps-Script-Instanz, unmittelbar nach Erstellung des Entwurfs.
Wie: Der Evidenz-Agent erhält die normalisierte Originalanfrage, die Marken-Zuordnung, den vollständigen Entwurf, die vom Entwurfsagenten genannten Quellen und das passende versionierte Wissensprofil. Er kontrolliert jede Aussage zu Leistungen, Preisen, Terminen, Referenzen, Recht, Haftung und Technik. Nicht belegte Aussagen werden als „auffällig“ markiert und lösen eine Überarbeitung aus.
Grenze: Das ist keine Internetrecherche und keine externe Faktenprüfung. Verglichen wird ausschließlich mit der lokal freigegebenen Wissensbasis. Was dort nicht freigegeben ist, darf nicht als gesicherte Aussage verwendet werden.
Sichtbar in: Während des Laufs an Station „Evidenz“. Die Begründung erscheint anschließend gemeinsam mit der Qualitätsprüfung unter „Erstprüfung“ beziehungsweise nach einer Überarbeitung unter „Zweitprüfung“.
6 · PrüfungQualität unabhängig kontrollieren
Wo: In einem zweiten, vom Entwurfsagenten getrennten OpenAI-Prüfschritt innerhalb derselben Apps-Script-Instanz.
Wie: Der Prüf-Agent erhält Originalanfrage, Routing, Wissensprofil, Evidenzbefund und Entwurf. Er bewertet einzeln: sachlicher Ton, richtige Du-/Sie-Anrede, angemessene Länge, korrekter Markenbezug und fehlende unbelegte Zusagen. Bei „Unklar“ kontrolliert er zusätzlich, dass nur zurückgefragt und kein Angebot gemacht wird.
Folge: Ist Evidenz oder Qualitätsprüfung auffällig, wird der Entwurf genau einmal überarbeitet. Danach laufen Evidenz und Prüfung erneut. Bleibt eine Unsicherheit oder liegt die Routing-Sicherheit unter 65 Prozent, wird der Fall zur manuellen Prüfung gestellt.
Sichtbar in: Prüfprotokoll als „Erstprüfung“ und gegebenenfalls „Zweitprüfung“, in der Anfrage als Prüfstatus sowie im Zähler „Manuell prüfen“.
7 · ProtokollLead, Entscheidung und Lauf dokumentieren
Wo: Regelbasiert – ohne weitere KI-Entscheidung – in der gemeinsamen Google-Tabelle „Vertriebs-Multiagent – Pilotsteuerung“.
Wie: Im Bereich „Leads“ wird pro Gmail-Nachrichten-ID genau ein Datensatz angelegt oder aktualisiert. „Audit“ erhält für jede Agentenstation Zeitpunkt, Lauf-ID, Nachrichten-ID, Ergebnis und Begründung. „Laeufe“ speichert Start, Ende, Modus, Fundzahlen, Rauschen, manuelle Fälle, Fehler und Gesamtstatus.
Sicherheitsregel: Ein neuer erfolgreicher Prüfstand wird nur nach einem vollständig fehlerfreien Lauf gespeichert. Bei technischen Fehlern wird keine Nachricht als erfolgreich verarbeitet behauptet.
Sichtbar in: App-Bereichen „Kundenanfragen“, „Prüfprotokoll“ und „Durchläufe“ sowie direkt in den drei Tabellenbereichen.
Schutz vor Anweisungen in E-Mails: E-Mail-Inhalte gelten als nicht vertrauenswürdige Daten. Darin enthaltene Anweisungen, die Regeln oder Verhalten des Agenten verändern sollen, werden ignoriert.
Daten, Wissensbasis & Verknüpfungen
Freigegebene Wissensbasis
Die Evidenzprüfung verwendet die versionierte Wissensbasis in der Apps-Script-Komponente „Knowledge.gs“. Sie ist nicht frei aus dem Internet erzeugt und nicht über die Bedienoberfläche veränderbar. Der aktuelle Stand trägt die Wissensversion 2026-08-25.v1.
- BuiltSmart Hub: Bücher, Artikel, Podcast, Interviews und Content-Anfragen; keine garantierten Reichweiten, Veröffentlichungstermine oder Honorare.
- Metzger-REA: freigegebenes Advisory-Leistungsprofil; keine verbindlichen Rechts-, Haftungs-, Schadensursachen-, Kosten-, Termin- oder Technikzusagen.
- BuiltSmart AI: SaaS-Tools sowie individuelle KI- und Softwarelösungen; keine erfundenen Preise, Liefertermine, Integrationen oder Datenschutzgarantien.
- Unklar: ausschließlich eine kurze Rückfrage; kein Angebot und keine fachliche Festlegung.
Eine fachliche Aussage gilt nur dann als freigegeben, wenn sie zu Umfang und erlaubten Aussagen des passenden Profils passt. Änderungen an Leistungen oder Freigaben müssen zuerst kontrolliert in dieser Wissensbasis ergänzt und als neue Version veröffentlicht werden.
Gmail
Gmail liefert die neuen Nachrichten der beiden freigegebenen Postfächer. Original-E-Mails und Entwürfe werden nur im Zusammenhang mit dem jeweils autorisierten Konto verarbeitet. Für BuiltSmart Hub kann die Detailansicht den Originaltext und vorhandenen Entwurf direkt anzeigen. Bei getrennten Konten kann die App stattdessen den passenden Gmail-Link öffnen.
Google Sheets
Die zentrale Pilot-Tabelle speichert keine Zugangsdaten. Sie enthält die dokumentierten Leads, Prüfentscheidungen, Nachrichtenschlüssel, Statusinformationen und Prüfläufe, damit Ergebnisse nachvollziehbar und doppelte Bearbeitungen verhindert werden können.
Live-Pricing-Workbook
Das Google Sheet „BuiltSmart-AI_Pricing-Workbook_v2“ ist die aktuelle kaufmännische Quelle. Über „Pricing-Workbook“ in der Sidebar kann es direkt in Google Sheets geöffnet und – bei vorhandener Google-Berechtigung – bearbeitet werden. Vroni liest bei jedem neuen Prüflauf ausschließlich den Tab „Vertriebslogik“ und prüft die Spalten Kategorie, Preisfreigabe, Preis, Draft-Aktion und Hinweis. Ein Daten-Hash dokumentiert den verwendeten Stand.
Sicherheitsverhalten: Die App erhält keinen allgemeinen Zugriff auf den gesamten Google Drive. Fehlt das Workbook, eine Pflichtspalte, eine gültige Ja/Nein-Freigabe oder ein ausdrücklich freigegebener Preis, verwendet Vroni keine Preis- oder Bundleangabe und stellt den Fall zur manuellen Prüfung.
OpenAI
OpenAI verarbeitet die für Klassifikation, Zuordnung, Entwurf und Prüfung benötigten Textausschnitte. Die App zeigt im Systemstatus den verwendeten Anbieter und – soweit von der jeweiligen Instanz geliefert – das Modell an. Der zugehörige API-Schlüssel bleibt ausschließlich in der geschützten serverseitigen Konfiguration.
Vercel
Vercel stellt die geschützte Web-App und ihre Vermittlungsschnittstelle bereit. Der Browser kommuniziert nicht direkt mit Gmail oder OpenAI, sondern über diese geschützte Verbindung und die jeweils autorisierte Google-Instanz.
Vertrauliche Angaben: Google-Passwörter, Zugangscodes, Verbindungsgeheimnisse und OpenAI-API-Schlüssel werden in der Hilfe, in Kundenlisten und im Prüfprotokoll nicht angezeigt.
Begriffe, Ergebnisse & manuelle Prüfung
Relevanzprüfung
Die Relevanzprüfung ist die zweite Prüfstation. Sie bewertet jede gefundene E-Mail als Kundenanfrage, Keine Kundenanfrage oder Manuelle Prüfung. Eindeutige technische Absender- und Inhaltsmuster werden zuerst regelbasiert erkannt; alle übrigen Fälle werden inhaltlich bewertet. Unsichere Fälle dürfen nicht als „Keine Kundenanfrage“ verworfen werden, sondern werden zur manuellen Prüfung gestellt.
Kundenanfrage in der Laufübersicht
Die Karten „Letzter Durchlauf“ und „Durchläufe“ zeigen die Kennzahl bewusst positiv als Kundenanfrage. Der Wert wird aus „Verarbeitet“ abzüglich der als „Keine Kundenanfrage“ ausgefilterten Nachrichten berechnet. Eine 1 bedeutet damit: eine Kundenanfrage erkannt. Eine 0 bedeutet: keine Kundenanfrage erkannt.
Im Prüfprotokoll kann weiterhin das einzelne Ergebnis „Keine Kundenanfrage“ erscheinen. Es kennzeichnet beispielsweise Newsletter, Systemmeldungen, Werbung oder allgemeine Informationen und erklärt, warum für diese Nachricht kein Entwurf erstellt wurde.
Wichtig: Eine als „Keine Kundenanfrage“ eingestufte E-Mail wird nicht gelöscht, nicht verschoben, nicht als Spam markiert und nicht beantwortet. Der Agent dokumentiert nur die Entscheidung und erstellt keinen Antwortentwurf.
Weitere Kennzahlen
- Alle Anfragen: Anzahl unterschiedlicher, dokumentierter E-Mails. Diese Zahl ist keine Addition der Entwürfe und manuellen Fälle.
- Gmail-Entwürfe: Anfragen, für die ein Antwortentwurf vorhanden ist. Ein solcher Fall kann trotzdem noch manuell zu prüfen sein.
- Gefunden: Neue Nachrichten im geprüften Zeitraum.
- Verarbeitet: Nachrichten, die vollständig durch den Lauf gegangen sind.
- Kundenanfrage: Verarbeitete Nachrichten abzüglich der eindeutig ausgefilterten Nachrichten.
- Manuell: Zuordnung, Aussage oder Entwurf benötigt eine menschliche Entscheidung.
- Anfragesicherheit: Sicherheit der inhaltlichen Zuordnung; keine allgemeine Qualitätsgarantie.
- Fehler: Technische Ausnahme. Ein fehlerhafter Lauf schreibt keinen neuen erfolgreichen Prüfstand fort.
Antwortentwurf in der App bearbeiten
Ist zu einer Anfrage ein Gmail-Entwurf vorhanden, erscheint er in der Detailansicht als bearbeitbares Textfeld. Änderungen werden zunächst nur im Browser gehalten. Erst mit „Änderungen in Gmail speichern“ wird genau der bereits vorhandene Entwurf im zugehörigen Postfach aktualisiert. Empfänger, Betreff und E-Mail-Verlauf bleiben erhalten.
Kein Versand: Das Speichern aktualisiert ausschließlich den Entwurf. Die App besitzt weiterhin keine Sendefunktion. Zum Versenden öffnen Sie anschließend Gmail, kontrollieren dort nochmals Empfänger, Betreff und Text und senden die E-Mail persönlich.
Manuellen Fall abschließen
- In der Sidebar „Manuell prüfen“ wählen.
- Beim gewünschten Fall „Öffnen“ wählen.
- Original-E-Mail, Marken-Zuordnung, Begründung und Antwortentwurf vergleichen.
- Den Antwortentwurf bei Bedarf direkt im Textfeld ändern.
- „Änderungen in Gmail speichern“ wählen und die Speicherbestätigung abwarten.
- Die vier Prüfpunkte für Original, Ton und Anrede, Aussagen und Zusagen sowie Entwurf bestätigen.
- „Als geprüft markieren“ wählen. Der Vorgang wird dokumentiert und der aktuelle manuelle Zähler sinkt.
- „In Gmail öffnen“ wählen, alles abschließend kontrollieren und nur nach eigener Entscheidung versenden.
Nicht gespeicherte Änderungen blockieren vorsorglich den Prüfabschluss und das Öffnen von Gmail, damit keine Textänderung verloren geht.
Fehler & Lösungen
- Zugangscode ungültig: Eingabe prüfen. Einen veralteten gespeicherten Code entfernen und erneut eingeben.
- Google-Backend antwortet nicht: Kurz warten und mit ↻ die Anzeige erneut laden. Dadurch entsteht kein neuer Prüflauf.
- Google-Autorisierung fehlt: Das betroffene Apps-Script-Projekt mit dem richtigen Google-Konto öffnen und die angeforderten Gmail-/Sheets-Berechtigungen bestätigen.
- OpenAI-Verbindung nicht bereit: Der Systemstatus zeigt einen Hinweis. Die geschützte zentrale Konfiguration, das hinterlegte OpenAI-Konto und die API-Erreichbarkeit müssen geprüft werden.
- Kein Entwurf sichtbar: Prüfen, ob die Nachricht als Rauschen behandelt wurde, ob eine manuelle Prüfung vorliegt und ob das betreffende Postfach im Entwurfsmodus arbeitet.
- Originaltext nicht direkt sichtbar: „In Gmail öffnen“ verwenden. Getrennte Google-Konten dürfen nicht gegenseitig auf ihre Gmail-Inhalte zugreifen.
Bei einem technischen Fehler wird keine Nachricht als erfolgreich verarbeitet behauptet, der erfolgreiche Prüfstand nicht fortgeschrieben und niemals eine E-Mail automatisch versendet.
Aktueller Systemstand
Die App verbindet derzeit zwei getrennt autorisierte Google-Postfächer: Metzger-REA und BuiltSmart Hub. Bei beiden Konten sind Antwortentwürfe aktiv; beide durchlaufen dieselben sieben Prüfstationen. Es werden niemals E-Mails automatisch versendet. Gmail-Zugriffe, Prüfstände und kontobezogene Ergebnisse bleiben technisch getrennt. Der aktive KI-Anbieter ist OpenAI. Die von einer Instanz gemeldete Modellbezeichnung und der Zeitplanstatus erscheinen im Systemstatus.
Die technische Agentenversion wird in der Seitenleiste angezeigt. Änderungen an Google-Freigaben, OpenAI-Konfiguration, Zeitplan oder Betriebsmodus dürfen nur in den geschützten administrativen Einstellungen vorgenommen werden.
Diese Hilfe enthält bewusst keine Zugangsdaten, Passwörter, API-Schlüssel, Verbindungsgeheimnisse oder vollständigen internen Endpunktadressen.
Sieben Prüfstationen – aber fünf KI-Rollen
Die sieben dargestellten Prüfstationen sind keine sieben eigenständigen KI-Agenten. Sie bilden einen gemeinsamen, kontrollierten Multiagenten-Workflow.
Technisch1 · Eingang
Google Apps Script liest und normalisiert die Nachricht, trennt Zitate und Signaturen und erfasst die technischen Angaben. Hier trifft keine KI eine vertriebliche Entscheidung.
KI-gestützt2 bis 6 · Fünf Rollen
Relevanzprüfung, Routing, Entwurf, Evidenz und Qualitätsprüfung sind fünf spezialisierte KI-gestützte Rollen. Rollen-, Bundle- und Antwortart-Erkennung sind dokumentierte Teilentscheidungen der Routing-Rolle und keine zusätzlichen Prüfstationen. Sie arbeiten nacheinander unter derselben Wissensbasis und denselben Sicherheitsregeln.
Technisch7 · Protokoll
Google Apps Script dokumentiert Lead, Entscheidungen und Lauf in der gemeinsamen Pilot-Tabelle. Auch diese Station ist kein eigenständiger KI-Agent.
Kurz gesagt: fünf KI-gestützte Rollen plus zwei technische Prozessstationen. Die Bezeichnungen stehen in der Live-Prüfung jeweils mittig unter dem zugehörigen Symbol.
Fallverwaltung und sichere Löschaktionen
In jeder Tabellenzeile stehen Öffnen und Archivieren direkt bereit. Dadurch kann ein nicht benötigter Prüffall ohne vorheriges Laden der vollständigen Gmail-Inhalte archiviert werden. Weitere Aktionen befinden sich in der Detailansicht unter „Weitere Fallaktionen“. Es gibt keine Massenlöschung und keine endgültige Löschung von Original-E-Mails in der App.
- Fall abschließen: Beendet eine offene manuelle Prüfung nach Bestätigung der Prüfliste. Der Fall verschwindet aus „Manuell prüfen“, bleibt aber unter „Alle Anfragen“ und im Prüfprotokoll dokumentiert.
- Archivieren: Nach einer Sicherheitsabfrage wird nur der App-Eintrag archiviert und aus der aktiven Ansicht entfernt. Original-E-Mail, Gmail-Entwurf und Prüfprotokoll bleiben unverändert. Archivierte Fälle finden Sie in der Sidebar unter „Archivierte Fälle“ und können sie dort direkt wiederherstellen.
- Gmail-Entwurf löschen: Löscht ausschließlich den vorbereiteten Antwortentwurf im ausdrücklich genannten Postfach. Die Original-E-Mail und die Dokumentation bleiben erhalten. Vorher erscheint eine deutliche Sicherheitsabfrage.
- E-Mail in Gmail-Papierkorb verschieben: Verschiebt die Original-E-Mail des angegebenen Postfachs in den Gmail-Papierkorb. Das ist keine endgültige Löschung; in der Detailansicht erscheint anschließend „E-Mail aus Papierkorb wiederherstellen“.
- Wiederherstellen: Macht eine Archivierung rückgängig oder holt eine Nachricht aus dem Gmail-Papierkorb zurück. Lead und Prüfprotokoll bleiben in allen Fällen erhalten.
Hinweis zum App-Archiv: Das Archiv verändert keine E-Mail in Gmail. Original-E-Mail, vorhandener Gmail-Entwurf und Prüfprotokoll bleiben erhalten.
Sicherheitsprinzip: Die App versendet keine E-Mails, löscht keine Original-E-Mail endgültig und bietet keine Massenlöschung. Alle Fallaktionen werden mit Postfach und Nachrichten-ID im Prüfprotokoll dokumentiert.
Wie viele Entscheidungen zeigt das Prüfprotokoll?
Das Prüfprotokoll zeigt zunächst die 15 neuesten Agentenentscheidungen. Mit „Weitere 15 anzeigen“ werden die nächsten Einträge eingeblendet. „Auf 15 reduzieren“ stellt die kompakte Ansicht wieder her.
Die Begrenzung betrifft ausschließlich die Darstellung. Postfachfilter und Suche arbeiten weiterhin mit allen von der App geladenen Protokolleinträgen. Die vollständige dauerhafte Dokumentation bleibt unverändert in der Google-Tabelle „Vertriebs-Multiagent – Pilotsteuerung“ erhalten.
Keine passenden Hilfethemen gefunden.